De Multi-Post bedrijven, zijn zich ervan bewust dat u met uw persoonsgegevens vertrouwen in ons stelt en dat we daar zorgvuldig mee omgaan. Vandaar dit Privacy beleid. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In deze notitie laten wij u weten welke persoonsgegevens wij verzamelen , waarom wij deze gegevens verzamelen en hoe wij hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Dit AVG Privacy beleid is o.a. van toepassing op de diensten van Multi-Post Nederland bv, Multi-Post Services bv, Multi-Post Mail Systems bv, Multi-Post Card Systems bv, Multi-Post Beheer bv en Multi-Post NV. Nieuw te ontwikkelen diensten en of producten zullen steeds worden getoetst aan dit Privacy beleid.

Men dient zich ervan bewust te zijn dat de Multi-Post bedrijven ook verantwoordelijk zijn voor het Privacy beleid van onderaannemers waarmee Verwerkersovereenkomsten zijn gesloten volgens de regels binnen de AVG wetgeving. Door gebruik te maken van de websites, onze webshop en e mail verkeer, geeft men aan het Privacy beleid te accepteren.

De Multi-Post Bedrijven respecteren de privacy van alle gebruikers van haar websites en webshops en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die men ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Men heeft ten alle tijden recht om inzage te krijgen in zijn opgeslagen persoonsgegevens en deze op eerste verzoek te laten wijzigen en of verwijderen.

Persoonsgegevens welke worden gebruikt

Multi-Post verwerkt uw persoonsgegevens, omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij, afhankelijk van de opdracht, voor u kunnen verwerken:

• Contactgegevens
• E-mailadressen
• Telefoonnummers
• Naam, achternaam en functie contactpersonen
• Aanhef contactpersonen
• Gegevens t.b.v. facturatie van onze geleverde diensten en / of producten: Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op, zoals de factuur en de persoonsgegevens die daarop vermeld staan.
• Ten behoeve van het afsluiten van lease contracten voor onze klanten, sturen wij op verzoek van de klant en als onderdeel van onze dienstverlening het ID-bewijs van onze contactpersoon (welke bevoegd is het lease contract te ondertekenen) door naar betreffende lease maatschappij. Deze worden niet door ons bewaard en na het doorsturen verwijderd uit onze systemen.

Doeleinden

Multi-Post verzamelt persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten op het gebied van Document, Card en Security oplossingen en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip van activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand.

Wij verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit Privacy beleid tenzij we van tevoren expliciet de toestemming hiervoor hebben verkregen.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen van de diverse opgeslagen persoonsgegevens zijn opgenomen in het “Multi-Post AVG Verwerkingsregister”. Uw persoonsgegevens worden in elk geval nooit langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen en worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. Ieder halfjaar worden de bewaartermijnen gecontroleerd.

Gebruik van onze dienstverlening/services

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten/services vragen we u om contactgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de diensten en services uit te kunnen voeren. Alle gegevens worden opgeslagen in de cloud van onze Service Provider, waarmee een “Verwerkersovereenkomst” is afgesloten. Gegevens worden uitsluitend gebruikt/opgeslagen voor de service en dienstverlening aan onze klanten/toekomstige klanten.

Multi-Post als verwerker of subverwerker

Voor onze dienstverlening op het gebied van Print & Mail en Card Services, verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van derden (onze klanten). Deze persoonsgegevens zijn door ons in beeld gebracht en opgenomen in het Multi-Post AVG Verwerkingsregister. Deze persoonsgegevens worden door ons niet bewaard. En uiterlijk binnen 20 dagen na de opdracht automatisch verwijderd.

Bezoekerspassen en video opnames

Vanuit onze certificeringen ISO en ETSI zijn wij genoodzaakt om bezoekers van onze bedrijven, een bezoekerspas met persoonsgegevens te verstrekken. Deze dient tijdens het bezoek zichtbaar gedragen te worden. Dit is voor uw en onze veiligheid. De gegevens worden na het bezoek na twee dagen automatisch uit de bestanden verwijderd. In onze beveiligde card personalisatie ruimten, kunnen video opnames gemaakt worden van de medewerkers en bezoekers, ook deze worden na twee dagen automatisch vernietigd.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen in de cloud omgeving bij onze Service Provider.

Aanpassen/uitschrijven nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws op het gebied van onze producten en dienstverlening. Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees.

Indien u diensten en/of producten van ons hebt afgenomen, kunnen wij u op de hoogte houden over onze dienstverlening en / of producten die vergelijkbaar zijn aan de producten / dienstverlening die u bij ons heeft afgenomen.

Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden.

Derden

Multi-Post verkoopt uw gegevens niet aan derden. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij daarover duidelijke afspraken zijn gemaakt via een “Verwerkersovereenkomst”. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen verantwoordelijken (derden die zelf eigen doelen hebben met de persoonsgegevens, zoals de belastingdienst) en verwerkers (derden die in opdracht van Multi-Post persoonsgegevens verwerken, zoals bijvoorbeeld een hostingbedrijf). Multi-Post heeft met al haar ‘Verwerkers’ een Verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierin staan o.a. afspraken om de veiligheid van uw persoonsgegevens te borgen.

In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn bekend met dit Privacy beleid en verplicht om de vertrouwelijkheid van de gegevens te respecteren en te waarborgen.

Veranderingen

Wij kunnen dit Privacy beleid wijzigen, bijvoorbeeld wanneer we meer of andere persoonsgegevens van u gaan verwerken, of wanneer we daartoe verplicht zijn op grond van (privacy ) wet- en regelgeving. Wij adviseren u om regelmatig dit Privacy beleid te raadplegen.

Dit Privacy beleid is aangepast op: 26 juni 2018

Uw privacy rechten

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking of beperking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar avg@multipost.com (artikel 18 en 21 AVG).

Beveiliging

De bescherming van uw gegevens is voor ons niet nieuw. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een ongeregeldheid, neem dan onmiddellijk contact op met avg@multipost.com.

Google Remarketing

Wij maken voor onze website gebruik van Google Remarketing campagnes. Hierdoor is het mogelijk om bezoekers die al eerder interesse voor onze website hebben getoond, op andere websites, die deel uitmaken van het Google Display Netwerk, gepersonaliseerde (reclame)boodschappen te tonen. Wij zijn ervan overtuigd dat het weergeven van gepersonaliseerde (reclame)boodschappen interessanter is dan reclame-uitingen die dit niet hebben. Het weergeven van deze reclameboodschappen gebeurt ook op basis van een cookie-technologie, echter wel volledig anoniem. Er worden geen privacy gerelateerde gegevens opgeslagen en er worden ook geen gebruiksprofielen aan uw privacy gerelateerde gegevens gekoppeld.

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter ook mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Vragen en feedback

De Multi-Post Bedrijven controleren regelmatig of aan dit Privacy beleid wordt voldaan.

Als er vragen zijn over dit Privacy beleid, kunt u contact opnemen via avg@multipost.com of telefonisch via +31 (0) 78 6548222.

Multi-Post Nederland
Pieter Zeemanweg 175
3316 GZ DORDRECHT

Postbus 8095
3301 CB DORDRECHT

Multi-Post België
Koningin Astridlaan 49
B-1780 Wemmel, België

Naam: Aat van Gessel (Commercieel Manager) of Kelly Singerling (HR).
E mail: avg@multipost.com